Quittung

Was Unternehmer über Rechnungen und Quittungen wissen müssen

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Selbstständige und Unternehmer müssen sich zwangsläufig mit dem Thema Rechnungen und Quittungen auseinandersetzen. Das liegt daran, dass diese Kosten darstellen, die beim Finanzamt abgesetzt werden können. Auf diese Weise verringern die getätigten Ausgaben den Gewinn und sorgen so dafür, dass die steuerliche Belastung geringer ausfällt.

Die Besonderheiten von Rechnungen und Quittungen

Bei einer Quittung handelt es sich um eine schriftliche Bestätigung, dass der der Empfänger die Leistung auch erhalten hat. Gemäß § 368 BGB besteht eine Verpflichtung des Gläubigers, dass dieser eine sogenannte Empfangsbekenntnis zu erstellen hat, sofern der Schuldner dies verlangt. Bei einer Rechnung dagegen handelt es sich um ein Dokument, das von einem Unternehmer oder Selbstständigen ausgestellt wird und den Kunden darüber informiert, welche Zahlung er aufgrund des Kaufvertrags zu leisten hat. Sowohl bei einer Quittung als auch bei einer Rechnung gibt es gewisse Pflichtangaben, die auf jeden Fall auf dem jeweiligen Dokument stehen müssen.

Pflichtangaben auf Quittungen

Grundsätzlich gilt, dass bei einer Quittung weniger Angaben fällig sind als bei einer Rechnung. Sowohl der Name als auch die Anschrift sowie eine handschriftliche Unterschrift des Leistungserbringers gehören auf die Quittung. Das Ausstellungsdatum ist ebenfalls erforderlich. Die Quittung muss über die Art und die Menge der erbrachten Leistung informieren sowie das hierfür gezahlte Entgelt und den anfallenden Steuersatz enthalten. Wird die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen, dann gehört noch der Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Quittung.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Unabhängig davon, ob eine Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form erstellt wird, die folgenden Angaben müssen immer enthalten sein:

  • Name und Anschrift von beiden beteiligten Parteien (Rechnungssteller und -empfänger)
  • Das Datum der Ausstellung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Datum oder Zeitraum, innerhalb dessen die Leistung erbracht wurde
  • Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Art und Menge der erbrachten Leistung
  • Rechnungsentgelt und die enthaltenen Steuern

Auch bei einer Rechnung wird ein Hinweis auf die Steuerbefreiung angegeben, sofern die Kleinunternehmerregelung genutzt wird.

Quittung

Unterschiede zwischen Quittungen und Rechnungen

Im Gegensatz zu einer Rechnung dient die Quittung als Beleg einer Zahlung. Wer einen Zahlungsbeleg benötigt, der kann hierfür entweder eine Quittung oder einen Kontoauszug nutzen, eine Rechnung jedoch ist hierfür nicht geeignet. Eine Rechnung hat die Funktion, eine Übersicht der Leistungen zu erbringen und die anfallenden Kosten aufzuzeigen. Sie stellt eine Forderung gegenüber einem Schuldner dar. Die Quittung allerdings ist der Beweis dafür, dass eine Zahlung erhalten wurde. Rechnungen und Quittungen erfüllen somit verschiedene Zwecke.

Welche Vorteile bietet die Quittung?

Quittungen kommen insbesondere bei Barzahlungen zum Einsatz und sind hier geradezu unerlässlich. Mithilfe dieses Dokuments kann nämlich der Nachweis erbracht werden, dass der Schuldner die Zahlung geleistet hat. Zusätzlich dazu ist die Quittung eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Vorsteuer abgezogen werden kann. Es ist allerdings zwingend erforderlich, dass die Quittung keine Fehler aufweist, ansonsten kann sie nicht beim Finanzamt eingereicht werden. Denn das Finanzamt wird den Vorsteuerabzug nicht gewähren, wenn nicht alle Angaben im Dokument korrekt sind. Im schlimmsten Fall müssen sogar Nachzahlungen geleistet werden. Es kann sich daher lohnen, gewisse Dinge an Spezialisten outzusourcen, wie zum Beispiel die Lohnabrechnung.

Verlust der Quittung

Wenn die Quittung verloren geht, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit dem Verlust umzugehen. Handelt es sich um einen kleineren Betrag, dann können Unternehmer einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Denn grundsätzlich gilt, dass einer Buchung immer auch ein Beleg zugrunde liegen muss. Auch beim Eigenbeleg müssen alle Pflichtangaben enthalten sein. Fällt der Betrag jedoch sehr hoch aus, dann macht es Sinn, eine Ersatzquittung zu erstellen.

Sonderformen der Quittung

Es gibt einige Sonderformen, die von einer gewöhnlichen Quittung abweichen. Hierzu zählt zum Beispiel die Ausgleichsquittung. Diese wird im Personalwesen eingesetzt, wenn es um die Ausstellung der Beendigung von einem Arbeitsverhältnis geht. Diese Quittung dient als Bestätigung dafür, dass der Arbeitnehmer alle erforderlichen Arbeitspapiere vom Arbeitgeber erhalten hat. Eine Bankquittung wird von Banken ausgestellt, um die Zahlung von Rechnungen zu bestätigen. Dieses Dokument dient als Beweismaterial in gerichtlichen Mahnverfahren.

Risiken bei Falschausstellung

Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass sie Rechnungen und Quittungen stets korrekt ausstellen. Denn ansonsten drohen steuerliche Risiken. Insbesondere bei handgeschriebenen Belegen können schnell Fehler auftreten. Es ist daher zu empfehlen, eine entsprechende Buchhaltungssoftware zu nutzen, die alle erforderlichen Angaben automatisch angibt und dabei auch den richtigen Steuersatz einträgt. Eine solche Software kann bei der Erstellung von verschiedenen Dokumenten unterstützen:

Fotos: Andrey Popov, Saim Sam @stock.adobe.com