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Tipps für den reibungslosen Firmenumzug

Der Firmenumzug stellt jedes Unternehmen vor große Herausforderungen. Für eine gute Abwicklung sorgen ein Umzugsunternehmen mit speziellem Firmenumzugs-Service und die genaue Planung aller Abläufe. Entscheidend ist der Zeitfaktor. Arbeitsausfälle sind so gering wie möglich zu halten. 

Umzug mit der Firma – Vorlauf und Planung

Je länger der Vorlauf, desto besser die Organisation. Planen Sie mit den Organisatoren im Umzugsunternehmen einzelne Abschnitte des Umzugs. Treffen dabei auch Festlegungen für verbindliche Termine. Führen Sie eine Inventur durch, damit bei eventuellen Beschädigungen eine ordentliche Versicherungsmeldung vorgenommen werden kann. Sondieren Sie gemeinsam mit dem Umzugsunternehmen bereits die Reihenfolge für Verpacken und Transport der Umzugskartons und den Aufbau von Firmenmöbeln und Arbeitsgeräten genau nach Ort, Raum und Anschlussplätzen. Kalkulieren Sie mit diesen Daten, ob Sie genug stabile Umzugskartons besitzen. Planen Sie, ob der Umzug der ganzen Firma während ein bis zwei Tagen möglich ist oder verschiedene Abteilungen zeitverzögert umziehen sollen. Besprechen Sie die Umzugsplanungdetailliert mit den zuständigen Abteilungsleitern, Vorarbeitern und Mitarbeitern.

Überlegen Sie, ob für eine gewisse Zeit vor, während und nach dem Umzug eine Urlaubssperre vorzunehmen ist, um dem zusätzlichen Arbeitsaufwand gerecht werden. Alternativ können auch Betriebsferien für Abteilungen angesagt sein, bei denen die Einrichtung der Arbeitsbereiche zeitaufwendiger ist. Bestandteil der Planung müssen sowohl die Aufgaben der Umzugsvorbereitung wie der Durchführung und die Etappen der Arbeitsaufnahme in den neuen Räumen sein. Stellen Sie dazu einen genauen Arbeits- und Personalplanauf, um Chaos zu vermeiden.

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Arbeitsausfälle geringhalten

Arbeitsausfälle sind unvermeidlich, müssen aber so gering wie gehalten werden. Entscheidend ist eine möglichst lange Vorlaufzeit, in der detaillierte Pläne erarbeitet und das passende Umzugsunternehmen gefunden wird. So viele Tätigkeiten wie möglich sollten auch während des Umzugs möglich sein. Wo es möglich ist, sollten bestimmten Arbeiten ins Home Office verlegt werden. Gibt es ein Büro- und Werkstattbereich, sollten wegen der grundlegenden organisatorischen Geschäftstätigkeit erst die Büros umziehen und funktional eingerichtet werden. Dazu gehören auch alle Kommunikations- und EDV-Anschlüsse. Da Werkstattarbeiten sich nicht in den Heimbereich verlegen lassen, sollte dort auf Vorlauf gearbeitet werden. Dadurch entstehende Überstunden lassen sich durch Ausfälle beim Umzug abgleichen.

Besprechen mit dem Umzugsunternehmen welche fachlichen Kapazitäten für Elektro-, EDV-, Wasseranschlüsse usw. zur Verfügung stehen. Wo weitere externe Fachkräfte erforderlich sind, müssen diese vorzeitig organisiert sein. So weit es möglich ist, sollten eigene Kapazitäten für die Einrichtung der neuen Firmenräume genutzt werden. Das senkt die Kosten und erleichtert die Organisation. Unterschätzen Sie nicht die Belastungen, die der Umzug für Ihr Personal mit sich bringt. Eine Danksagung, eventuell ein späterer Betriebsausflug oder eine kleine Firmenfeier werden dem Arbeitsklima guttun.